Kennisbank
De regels achter de registratie, zonder omhaal
Korte uitleg bij de onderwerpen waar we de meeste vragen over krijgen. Geschreven voor de mensen die de administratie daadwerkelijk moeten doen.
Wetgeving
De WPM-rapportageplicht in het kort
Werkgevers vanaf honderd medewerkers rapporteren jaarlijks over de CO₂-uitstoot van woon-werkverkeer en zakelijke reizen.
100
medewerkers: vanaf hier geldt de rapportageplicht
De rapportageplicht werkgebonden personenmobiliteit richt zich op de reisbewegingen die je medewerkers maken voor hun werk. Dat zijn twee categorieën: het woon-werkverkeer en de zakelijke reizen. Privéreizen vallen er nadrukkelijk buiten.
Wat je aanlevert, zijn de afgelegde kilometers per vervoermiddel en brandstofsoort, plus de bijbehorende uitstoot. De uitsplitsing is belangrijker dan het totaal: een organisatie die veel treinkilometers maakt, ziet dat terug in een ander profiel dan een organisatie die op dieselbestelwagens draait.
De praktische horde zit zelden in de berekening en bijna altijd in de bron. De gegevens liggen verspreid over leasemaatschappijen, tankpassen, declaraties en de agenda's van medewerkers. Wie de registratie gedurende het jaar op orde houdt, hoeft in januari alleen nog een periode te kiezen.
Wetgeving
Waar mobiliteit landt in je CSRD-rapportage
Woon-werkverkeer en zakelijk reizen vallen onder scope 3. Ze zijn zelden je grootste post, maar wel de meest zichtbare.
Scope 3
waar woon-werkverkeer en zakelijk reizen onder vallen
In de CSRD-systematiek horen de reisbewegingen van medewerkers bij de indirecte uitstoot, scope 3. Ze staan naast posten als inkoop en logistiek, en zijn daarvan meestal niet de grootste.
Ze zijn wel de post waar je het snelst iets aan kunt veranderen, en waar medewerkers het effect van beleid direct merken. Een wijziging in de autoregeling of het mobiliteitsbudget vertaalt zich binnen een kwartaal naar andere cijfers.
Dat maakt de kwaliteit van de onderliggende registratie belangrijk. Een schatting op basis van postcodes houdt geen stand als een accountant erover doorvraagt. Een registratie per rit, gekoppeld aan een vervoermiddel met een bekende emissiefactor, wel.
Financieel
Waarom leaseauto's op de balans staan
IFRS 16 behandelt een leasecontract als een gebruiksrecht met een bijbehorende verplichting, in plaats van als maandlast.
2
posten op de balans: een gebruiksrecht en een verplichting
Onder IFRS 16 is een leasecontract niet langer een kostenpost die maandelijks door de winst- en verliesrekening loopt. Je neemt een gebruiksrecht op als actief en de resterende betalingsverplichting als schuld, contant gemaakt tegen een disconteringsvoet.
Die disconteringsvoet is de rente die impliciet in het contract zit. Is die niet af te leiden, dan gebruik je je marginale rentevoet, een opgave van de leasemaatschappij of een onderbouwde schatting. Welke grondslag je kiest, moet vastliggen en navolgbaar zijn.
In de praktijk struikelt de doorrekening op contractwijzigingen. Een verlenging tegen een ander maandbedrag is geen kleine aanpassing, maar een nieuwe termijn met eigen gevolgen voor het schema. Daarom is het bijhouden van de contracthistorie geen administratieve luxe.
Voor voertuigen in eigendom geldt IAS 16 in plaats van IFRS 16: daar gaat het om aanschafwaarde, restwaarde, gebruiksduur en afschrijvingsmethode.
Financieel
Bijtelling en de rittenregistratie
De bijtelling volgt uit de fiscale waarde en het percentage dat bij het voertuig hoort, en uit de vraag of er privé mee wordt gereden.
Per rit
wat een sluitende registratie moet vastleggen
Voor een auto van de zaak die ook privé wordt gebruikt, telt een percentage van de fiscale waarde op bij het loon. Het percentage hangt af van het voertuig en van de datum waarop het voor het eerst op kenteken kwam, en blijft daarna een vast aantal jaren gelden.
Wordt er niet privé mee gereden, dan is een sluitende registratie het bewijsstuk. Die registratie moet per rit laten zien waar hij begon, waar hij eindigde, hoeveel kilometer het was en of hij zakelijk of privé was.
Een eigen bijdrage van de berijder verlaagt de bijtelling. Ook die hoort bij de berijderstoewijzing thuis en niet in een los overzicht, want hij verandert zodra de toewijzing verandert.
Privacy
Mobiliteitsdata is persoonsgegeven
Waar iemand heen rijdt zegt veel over die persoon. Dat stelt eisen aan wat je vastlegt en aan wie het te zien krijgt.
Persoonsgegeven
wat een reisbeweging juridisch gezien is
Een reisbeweging is herleidbaar tot een persoon en zegt iets over waar die persoon is geweest. Dat maakt het een persoonsgegeven, en soms een gevoelig gegeven: een wekelijks bezoek aan hetzelfde adres kan van alles betekenen.
De praktische uitwerking is dataminimalisatie. De werkgever heeft de zakelijke kilometers nodig voor de rapportage en de vergoeding, niet het volledige bewegingspatroon. Ritten die als privé zijn gemarkeerd horen dus niet in de rapportage van de werkgever thuis.
Daarnaast is herleidbaarheid van belang: wie heeft wanneer welk gegeven aangepast, en handelde diegene namens zichzelf of namens iemand anders. Zonder dat spoor is een verzoek om inzage of correctie lastig te beantwoorden.
Liever met iemand doorpraten?
We lopen de regels graag met je langs, toegespitst op hoe jullie het nu doen.
Vanaf honderd medewerkers stellen we een tarief op maat samen.